سلام و عرض خداقوت. و اما کمیتهی امروز، کمیتهی پرکار و تلاش، فعال هم قبل از همایش و هم در روز همایش، کمیتهی پشتیبانی است با تعداد 30 نفر از خادمان عزیز. این کمیته در دو قسمت خواهران و هم برادران فعال است. صحبتی با خانم مصطفایی مسؤل کمیتهی پشتیبانی داشتیم و از ایشان در مورد اقدامات صورت گرفته در این کمیته و مختصری از وظایفشان جویا شدیم.
از حدود سه هفته پیش از برگزاری همایش به صورت تلفنی از نیروهای سال قبل دعوت به عمل آمد که امسال هم در صورت تمایل، با مجمع همکاری نمایند. از بین نیروهای با تجربه و صاحب فکر و نظر این کمیته، هسته مرکزی تشکیل شد و طی جلسهای با این عزیزان به بررسی تمام ابعاد وظایف کمیته پشتیبانی پرداخته شد. معایب احتمالی سال گذشته نیز مورد بررسی قرار گرفت و تصمیماتی در راستای برطرف کردن معایب سال گذشته و بالا بردن سطح خدمترسانی در همایش امسال، گرفته شد. طبق برنامهریزی صورت گرفته، جلسهای با حضور کلیه نیروها نیز به منظور تقسیم وظایف و آشنایی با ریز وظایف هر قسمت با همکاری سرگروهها (هسته مرکزی) برگزار خواهد شد. همچنین با هدف ایجاد هماهنگی بیشتر و جلوگیری از موازیکاریهای احتمالی، جلسات هماهنگی با برادران نیز برگزار میشود تا ضمن مشخص شدن محدودهی فعالیت اعضا، موارد فعالیتهای مشترک هم بررسی شود. از وظایف مهم و همواره نیازمند پیگیری در این کمیته برآورد و دریافت گزارش تدارکات و ملزومات هر کمیته در روز همایش است، تا با هماهنگی با مسؤل پشتیبانی برادران، ملزومات مورد نیاز کمیتهها تهیه و روز قبل از همایش در اختیار آنها قرار بگیرد. برنامه ریزی دقیق نوع پذیرایی، تعداد آن و محل انجام پذیرایی در روز همایش هم از وظایف اصلی این دوستان است.
دوستان خوبمان در این کمیته علاوه بر روز همایش، مسؤلیت تهیه تدارکات و پذیرایی جلسات این مجمع را نیز بر عهده دارند. از مواردی که همواره مورد توجه قرار گرفته و به خادمان این کمیته یادآوری شده است، این مورد است که اکثر جمعیت حاضر در همایش مادران به همراه فرزندان شیر خواره خود هستند که با توجه به همراه داشتن فرزند، تحویل بسته های پذیرایی – نایلون کفش – فرمهای اطلاعات و... به آنها رعایت نوبت و تأخیر چند ثانیهای را می طلبد. پس خادمان به گونهای رفتار نمایند، که هم موجب تکریم و رضایت خانوادهها شده و هم از ترافیک بیمورد در ورودی جلوگیری شود. خادمان حضرت علی اصغر(ع) در این کمیته، در راستای اهداف مجمع در برگزاری هرچه با شکوهتر این مراسم، این وظایف را بر عهده دارند:
1. پیگیری تامین نیروی انسانی مجرب و متعهد جهت انجام فعالیتهای پشتیبانی؛
2. برگزاری جلسات توجیهی برای کادر پشتیبانی در مکان مأموریت آنها و مشخص نمودن وظیفهی تمامی افراد و توجیه نمودن آنها نسبت به وظایف محوله؛
3. انجام بستهبندی پذیراییها با همکاری و هماهنگی کمیته پشتیبانی برادران در مکان اجرای همایش چند ساعت قبل از شروع همایش؛
4. توزیع بسته های پذیرایی به همراه نایلون کفشی در ورودی برنامه به صورت کامال منظم و با رعایت ادب و احترام و داشتن حوصله و سعه صدر و در عین حال داشتن جدیت به نحوی که دقت و سرعت عمل در آن رعایت شود؛
5. نظارت کامل و کنترل کیفی و کمی در بحث بستهبندی و توزیع پذیراییها در گیت های مربوطه و دادن تذکرات لازم در این خصوص به نحوی که تمامی موارد به نحو احسن انجام شود؛
6. دریافت کارت خادمی و تحویل به تمامی اعضاء جهت نصب و شناسا بودن در مکان ماموریت خودشان در روز همایش؛
7. قبل از برگزاری همایش لازم است یک مرتبه تمامی عناصر پشتیبانی در محل مأموریت خود حاضر و به محدوده فعالیت و وظیفه خود کاملا توجیه شوند؛
8. پیگیری تامین امکانات مورد نیاز خود اعم از میز،صندلی و ... از کمیته پشتیبانی برادران؛
از مواردی هم که بر عهدهی همکارانمان در قسمت پشتیبانی برادران است میتوان به این موارد اشاره کرد:
1. پیگیری تامین امکانات مورد نیاز تمامی کمیتهها اعم از میز، صندلی، بخاری، داربست، چادر، پوش و... ؛
2. پیگیری مشخص نمودن سرویس های بهداشتی و مشخص نمودن مکان آنها با نصب بنرهای مخصوص و مشخص؛
3. تهیه نایلون مناسب جهت کفشها و قرار دادن آنها در گیتهای ورودی برنامه ؛
4. .انجام پذیرایی از تمامی پرسنل و کادر اجرایی برنامه در بیرون سالن همایش؛
5. قرار دادن چند کلمن آب به همراه لیوان یکبار مصرف و سطلهای زباله در سالن اصلی همایش و ورودیها به نحوی که استفاده از آنها موجب بر هم زدن نظم داخلی جلسه نشود؛
6. دریافت کارت خادمی و تحویل به تمامی اعضاء جهت نصب و شناسا بودن در مکان ماموریت خودشان در روز همایش؛
با عرض خداقوت و آرزوی توفیقات روز افزون برای دوستان و همکارانمان در کمیتهی پشتیبانی